Histo-Piniones

Es muy típico escuchar a alguien que lleva usando una aplicación informática durante algún tiempo que no usa ni el 25% (en el mejor de los casos) de las funcionalidades que trae de serie dicha aplicación. ¿ Por qué pagar entonces el 100% cuando sólo se usará un 25% ?

La respuesta es fácil, para poder reducir los costes de fabricación del producto, en este caso de una aplicación informática, se debe “producir en serie” (en el argot TI desarrollos estándar) de manera que permita llegar con el mismo tiempo de producción (desarrollo) al máximo número de usuarios. De esta manera pagaremos el 100% del precio para usar sólo ese 25%, claro que el 100% del precio de un producto estándar suele ser bastante más económico que el 100% (que sólo cubrirá el 25%) de un producto a medida.

Las virtudes de los productos estándar, sobre todo en la pyme, son más que evidentes. El ahorro en costes lo podemos ver desde dos puntos de vista, económicamente y en tiempo, que al fin y al cabo se convierte en una cuestión económica también. Es importante tener en cuenta el aspecto “coste en tiempo”, pues según el caso puede representar un esfuerzo mayor para la empresa, y a menor número de usuarios de la aplicación, mayor coste en tiempo, pues evidentemente si sólo tiene 2 usuarios la aplicación y uno está dedicado en parte a “apuntar”, probar y comunicar al proveedor los errores, estaremos pagando a una persona para que “depure” (busque funcionalidades requeridas, compruebe el correcto funcionamiento de las desarrolladas, etc…).

Tan sólo por este aspecto (coste en tiempo) y a no ser que la gestión y necesidad de la empresa sea algo muy específico, en el 99,9% de los casos deberíamos optar por aplicaciones estándar.

Una vez que ya sabemos por qué hemos elegido una aplicación estándar, tendremos que evaluar las que en principio dan cobertura funcional a nuestros requisitos (gestión de nuestra empresa) al menor coste posible (como es obvio). El problema es ¿ cómo decidir cuando una aplicación merece o no la pena el esfuerzo económico ? Aquí tenemos que buscar razones objetivas para poder medir con la misma unidad. Por ejemplo, ¿ cuántas personas necesitaríamos y cuanto tiempo dedicarían a realizar la gestión de manera manual ? Con esto ya tenemos una medida base sobre la que calcular lo que nos vamos a ahorrar. Ahora tan sólo se trata de elegir una metodología de evaluación económica de proyectos para poder comparar las diferentes alternativas. Es importante tener en cuenta que el coste de la aplicación no es el único que tendremos que sopesar, además tendremos que añadir:

• Coste de mantenimiento anual de la aplicación, cuando aplique (sea posible y se desee incurrir en él, que debería ser siempre)
• Coste de hardware para alojar la nueva aplicación. Aquí siguiendo la arquitectura típica de las aplicaciones actuales tendremos que hacernos las siguientes preguntas:
  • ¿ es necesario nuevo Hardware para ejecutar la aplicación en el “Servidor” ?
  • ¿ es necesario actualizar/cambiar el hardware de los puestos ? En muchos casos la obsolescencia de los puestos hace que esto sea un coste añadido.
• Formación de los usuarios

Como se puede ver, tomar la decisión correcta conlleva tener en cuenta muchos factores.

Es obvio que estas son las consideraciones generales, y dependiendo de cada circunstancia, habrá que valorar otras muchas más.

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Una de las prácticas que usan muchos fabricantes de software, de todo tipo, desde pequeños a grandes, desde los que fabrican software “final” (Ej. ERP’s) hasta los que fabrican software base (Ej. Servidores de aplicaciones) es “dejar usar su producto” sin ejercer mucha presión por el pago, hasta que saben que su producto se ha hecho, de alguna manera, “imprescindible” para el cliente.

No sé hasta que punto esto es lícito, desde mi punto de vista no lo es mucho, pero que se hace … de ello doy fe. Supongo que entrará dentro del modelo de negocio de estas compañías, y que asumirán las primeras “perdidas“, como gasto de marketing, pues realmente el echo es que es eso, marketing para dar a conocer el producto.

Entonces, ¿ quién tiene la culpa en estas situaciones ? ¿ el fabricante ? ¿ el cliente ? Esta claro que un responsable muy evidente es el fabricante, pero claramente su interés principal cuando se abre una “nueva cuenta” no es cobrar “ya”, sino más bien dar a conocer el producto y “meterlo” a toda costa en el cliente. El cliente, evidentemente, mientras pueda retrasar el pago, sin intereses añadidos, lo va a hacer.

En organizaciones pequeñas estas situaciones suelen estar algo más sobre control, pero en grandes organizaciones el problema se agrava pues es típico que quien decide introducir el producto, no sea la persona/personas que posteriormente lo van a utilizar, y estos últimos suelen tener escasa información, cuando no es nula, sobre los “temas económicos” relacionados con los productos.

El problema tiene un fácil solución … acordar siempre antes de usar “productos prestados para prueba”, licencias temporales, etc, el precio y el momento de pago. Esto hará que las sorpresas sean menores y menos dolorosas.

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Hace poco he tenido el placer de conocer a David Villanueva, Director de Operaciones de Ártica Soluciones Tecnológicas. Ha sido un placer, porque conocer a Emprendedores y gente con iniciativa, sobre todo si además lo hacen en un entorno tan duro, de momento, como es el Open Source, es siempre muy enriquecedor.

Es la primera empresa que conozco, en primera persona, que ha adoptado este modelo de negocio, si bien de “oídas” ya conocía algunas (JBoss, Cononical, …).

El modelo de negocio de Ártica ST es tan sencillo como el del resto de compañías que se dedican al Open Source: El producto está libre de licencias, NO SE PAGA POR SU USO, y el código fuente está disponible para cualquiera que lo quiera usar, y/o colaborar o bien realizar las modificaciones que consideren oportunas. Y ¿ de dónde se obtienen los beneficios ? de los servicios profesionales contratados, bien para instalación/configuración, bien para adaptación a necesidades concretas. En contraposición, el coste de “fabricación” del producto suele ser menor que para una compañía dedicada al software propietario, pues estas últimas tienen que dedicar recursos, tanto económicos como humanos, a todo el ciclo de vida del producto (análisis, desarrollo y pruebas), mientras que para compañías como Ártica todas las fases, sobre todo las 2 últimas suelen contar con colaboraciones “sin coste” (directo).

El caso de Ártica, desde mi punto de vista es algo particular, pues además tener un modelo de negocio OS, su target (al menos por los productos que actualmente desarrollan) son compañías medianas/grandes (más bien estas últimas) donde exista un número elevado de elementos que monitorizar. Este tipo de compañías no suelen ser muy proclives al uso de software de este tipo, pues tienen a relacionar Open Source con “MeVoyAQuedarColgadoEnCuentoEstoFalle”. Prefieren “pagar” y pensar que habrá alguien disponible al otro lado del teléfono/correo electrónico siempre que se les necesite (¿has tenido alguna experiencia negativa en este sentido? cuentasla!!) … y en ocasiones, como decía el niño del sexto sentido, ¡”veo muertos”!

Creo sinceramente que este esfuerzo merece una recompensa, y no me refiero sólo al modelo de negocio, sus “productos” además poseen un acabado muy profesional y vistoso, y espero que dicha recompensa llegue (Aunque tan sólo el echo de ver crecer tu empresa ya es una recompensa).

¡David & cia, os deseo lo mejor y la mayor de las suertes!

Para acabar, los enlaces a sus 3 productos estrella:

• Pandora Sistema de monitorización
  
• Babel Gestión de la seguridad
  
• Integria Gestión de proyectos e Incidencias/Bug Tracking

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Algo que deberíamos hacer todos de manera continuada, para controlar cuanto y en que nos gastamos el dinero, es llevar un control y “presupuestar” mensual y anualmente nuestra actividad económica.

Si, es un castigo y una labor tediosa, pero necesaria si queremos saber donde podemos recortar, que gastos podemos suprimir, y algo muy importante, ver el total anual de cada gasto, pues a veces nos puede sorprender este dato, que mensualmente puede quedar disfrazado (ej. gasto de la linea de teléfono, cuando únicamente la usamos para poder acceder a Internet).

Después de dar muchas vueltas, hacer y rehacer hojas de calculo, y mil y un intento más, dí hace unos meses con esta aplicación “Money Manager Ex“. Existen en el mercado muchas y muy variadas, y casi todas las he probado, pero decidí quedarme con esta por su sencillez y efectividad.

Las características que hicieron inclinar la balanza por este producto, fue la posibilidad de:

- Llevar la aplicación en una “llave USB”

- Posibilidad de encriptar la BBDD de manera que si no proporcionas la clave correcta, ni el propio software podrá mostrarte información.

El resto de aplicaciones requerían de una instalación y uso en un determinado PC, no recuerdo ahora mismo ninguna en la que no fuese así. Esto, aunque puede parecer algo nimio, desde mi punto de vista no lo es. Una de las razones por las que se hace tedioso llevar estos controles, es precisamente que necesitas “acumular” operaciones y sentarte en un momento determinado frente al ordenador donde está instalada la aplicación y actualizar tus cuentas. Para mi es una ventaja enorme, poder actualizarlo cuando tengo un momento, independientemente de donde esté.

La aplicación está disponible en castellano, aunque no la traducción de los conceptos que internamente maneja, uno de los pocos fallos que se le pueden achacar . Entrando en el terreno de las funcionalidades que aporta, mencionaré entre otras:

- Maneja múltiples cuentas para la misma base de datos, y múltiples bases de datos.
- Maneja, en principio, cualquier tipo de cuenta (ahorro, crédito, etc…)
- Maneja cartera de acciones y de activos
- Multimoneda
- Vista global de todas tus cuentas y balance general
- Programación de operaciones frecuentes y en función de esta:
- “Alertas de operaciones que ocurrirán en un horizonte temporal de 15 días
- Creación de un presupuesto anual, automático.
- Muchos y variados informes prediseñados, y posibilidad de confeccionar nuevos (si sabes SQL).

En general, esta aplicación cubre en torno a un 95% de todos los requisitos que a un software de este tipo se le podría pedir, y creo que hay pocas funcionalidades no utilizables que estén incorporadas.

Cuando arrancamos la aplicación, esta recuerda cual fue la última base de datos abierta y es la que usará en esa sesión. Las bases de datos las podemos crear bien en modo encriptado o en modo normal. En el primer caso, antes de presentar ninguna información, solicitará la password con la que encriptamos la base de datos.

Una vez indicada la base de datos nos presenta una pantalla como esta (son las pantallas en Inglés de l a website del autor):

En esta primera pantalla se nos presenta, a la izquierda un árbol con todas las cuentas, presupuestos e informes disponibles, y en la zona principal un resumen del estado de todas las cuentas (Cuentas, inversiones y activos), un resumen gráfico de gastos e ingresos del mes en curso, el Top de las transacciones realizadas en los últimos 30 días y un listado de las “próximas transacciones” (no visible en esta pantalla). A partir de aquí podemos comenzar a jugar con las diferentes opciones.

La creación de una nueva cuenta, es un juego de niños, permitiendo, entre otros datos, guardar claves de acceso (algo que no recomiendo, aunque usemos la opción de base de datos encriptada). Una vez hemos creado las diferentes cuentas, inversiones y activos, podemos configurar las transacciones periódicas, algo que creo necesario para poder sacarle mayor partido a la aplicación.

Si decidimos registrar estas transacciones periódicas, obtendremos de manera automática un presupuesto anual, con el que podremos conocer:

- Si los ingresos serán suficientes para todos nuestros gastos.

- Cobros y pagos realizados y como se han desviado de lo presupuestado.

Esto creo que es muy importante, pues nos permitirá corregir “anomalías” tanto a la hora de confeccionar las transacciones periódicas como detectar posibles faltas de liquidez.

Resumiendo: un 9 sobre 10. (nada es perfecto en esta vida)

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