Histo-Piniones

Uno de los estándares de facto en el intercambio de documentación on-line es el formato PDF de Adobe. El que se haya convertido en un formato ampliamente utilizado no es tan sólo por el marketing que detrás de él hay, que lo hay, si no por ser un formato seguro y flexible.

Como de lo que pretendía hablar en este post no es en si del formato, si no de herramientas para la creación de documentos en dicho formato, no haré aquí “defensa a ultranza” del PDF. Supongo que el 99% de los que leáis esto (si no el 100%) habréis recibido en alguna ocasión un correo electrónico con un fichero adjunto en este formato.

El cómo “leer” (gratuitamente) estos documentos esta claro Adobe (r)  Reader (r) :

¿ Cómo generarlos ?

Lo primero que necesitamos conocer es hasta que punto vamos a necesitar usar las funcionalidades que este formato permite. La opción más completa la proporciona, también el propio fabricante (como es obvio) Adobe Acrobat Pro (r). Aunque claro esta no la más barata.

En la mayor parte de los casos tan sólo necesitaremos que un documento que hemos escrito, una factura que se ha generado con nuestro ERP, etc … sea convertida a PDF. Si es esta nuestra necesidad, sólo la “impresión” SIN EDICIÓN de documentos PDF, las alternativas gratuitas son varias y con resultados más que aceptables.

En mi caso (y para Windows (c)), después de mucho buscar me quedo con Pdf Creator de PdfForge. Es tan sencillo como a la hora de imprimir CUALQUIER “DOCUMENTO/COSA” elegir como impresora “PDFCreator”.

Por partes. Lo primero descargarlo (está incluida la traducción al Castellano). Obviamente lo que va después es la instalación del fichero descargado. Una vez instalado se generará una nueva impresora en nuestro sistema y ya estaremos en disposición de generar documentos PDF que podremos enviar a nuestros clientes!.

El proceso de impresión es bastante sencillo, una vez seleccionada la impresora “PDFCreator” y pulsado “imprimir”, nos aparecerá una pantalla como esta:

En ella podremos indicar la información básica del documento y posteriormente elegir entre Poner en cola de impresión, eMail y Guardar, además de acceder a la pantalla de opciones del documento donde entre otras cosas podremos limitar con contraseña los permisos del documento.

Si elegimos Poner en cola de impresión, tendremos la opción posteriormente de fusionar varios PDF en un único fichero, entre otras cosas. La opción eMail no necesita mucha más explicación y la última, Guardar nos pedirá que indiquemos donde y con que nombre se debe generar el nuevo documento PDF.

¡¡Y ya está!! Ya tenemos un PDF en toda regla.

Importante: en el momento de la instalación, podremos indicar que deseamos realizar una instalación “en Red” de manera que otros PCs puedan tener acceso a la impresora “PDFCreator” através de la red, o como impresora local.

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Una de las primeras cosas que se tienen que planificar cuando se instala un nuevo sistema informático (o se actualiza, o simplemente se usa) es cómo, cuándo y dónde se realizarán las COPIAS DE SEGURIDAD.

A este respecto es necesario planificar una estrategia de copias de seguridad que incluya:

1. ¿ De qué hacer copia de seguridad ?
2. ¿ Cuándo y con qué frecuencia realizar la copia ?
3. ¿ Dispositivos de almacenamiento ?
4. ¿ Cómo realizar la copia ?

En uno de los borradores que he escrito para este artículo intentaba justificar la importancia de realizar copias de seguridad, pero he creído mejor “pasar a la acción” pues la justificación es tan sencilla como que los datos de tu empresa son un activo más de la compañía y por ello se deben salvaguardar y proteger.

Iré por lo tanto al desarrollo de cada uno de los 4 puntos.

1. ¿ De qué hacer copia de seguridad ?

Obviamente toda la información que almacenamos en un ordenador no tiene la misma importancia. Si tuviéramos que “categorizar” la información que contiene un ordenador, de modo simplista, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

1. Sistema operativo
2. Aplicaciones para cubrir diferentes funcionalidades y necesidades
3. Datos generados con las aplicaciones que tenemos instaladas

Los 2 primeros puntos no son nuestro objetivo, pues deberíamos disponer de los originales desde donde realizamos en su momento la instalación, y lo más importante: en el 99% de los casos NO BASTA CON COPIAR LOS FICHEROS DE LAS APLICACIONES, pues normalmente estas aplicaciones requieren de operaciones de registro, etc …

Por lo tanto ya sabemos que tenemos que “SALVAGUARDAR”: LOS DATOS DE LAS APLICACIONES.

Dónde está ubicada esta información es otro tema, y depende fundamentalmente de la aplicación que usemos. Habitualmente las suites de Office (sea la que sea) suelen guardar por defecto sus ficheros/documentos en la carpeta “Mis documentos”. Ya tenemos un primer objetivo, esta carpeta que seguramente en el 90% de los casos contendrá las cartas a clientes que hemos escrito, las hojas de cálculo que hemos desarrollado, presentaciones preparadas a clientes, etc …

La diversidad de aplicaciones que usamos y su heterogeneidad hace que la parte más complicada sea localizar que carpeta (directorio) es el que contiene la información de nuestro programa de facturación, contabilidad, nuestro ERP, CRM, etc … y sobre todo, en cuál de los X ordenadores está almacenada (normalmente estarán en el que denominemos “servidor”, el que primero haya que encender para que el resto funcione <Esto en pequeñas empresas>). Tanto para localizar el ordenador como el/los directorios necesitamos contactar con el proveedor que nos instaló cada una de las diferentes aplicaciones para que nos facilite estos datos. Algunas aplicaciones poseen una utilidad para hacer una copia de seguridad de los datos con los que trabajan, por lo tanto una opción en este caso es crear una subcarpeta en “Mis documentos” y almacenar allí estas copias de seguridad. De esta manera haciendo copia de esta carpeta, tendremos todo salvaguardado.

2. ¿ Cuándo y con qué frecuencia realizar la copia ?

Para este punto se pueden seguir diferentes estrategias, pero yo habitualmente recomiendo una frecuencia de mínimo 3 copias, al comienzo de la semana y un par de días intermedios. Si el volumen de información es bajo, y por lo tanto el tiempo requerido poco, podría realizarse una copia diaria.

El momento en el que tenemos que realizar la copia debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. No impactar en el día a día, en la producción
2. No estar ejecutándose ninguna de las aplicaciones que tratan datos (En ocasiones el sistema operativo puede no permite “leer” ficheros abiertos por las aplicaciones y la copia puede fallar.)

El medio día es un momento habitualmente bueno para estos procesos, aunque hay que conocer si existen otros procesos (réplicas, actualizaciones, etc…) que también lo aprovechan, pues no debemos hacerlos coincidir.

3. ¿ Dispositivos de almacenamiento ?

Aquí el abanico de posibilidades es amplio. Desde almacenamiento en “Internet” hasta los más variopintos medios de almacenamiento que en la actualidad hay en el mercado.

A mi personalmente la opción de almacenamiento en Internet no es la que más me gusta, y menos si la copia no esta encriptada, protegida con una contraseña fuerte, o algo que haga sólo útil dicha información para nosotros, poseedores de la forma de hacerla inteligible. Cuidado con esto que es como dejar tu libro de contabilidad en una librería a disposición de quien quiera “informarse” de lo que pasa en tu empresa.

Nos centramos en las copias realizadas en dispositivos de almacenamiento “conectables físicamente” a nuestros ordenadores. Al igual que pasaba con la localización de los directorios donde residen los datos de las aplicaciones, necesitaremos conocer que tamaño en Mb/Gb tiene esa información, pues ello nos condicionará el medio de almacenamiento a utilizar.

Algunos tamaños y dispositivos son:

• CD/RW -> 700Mb
• DVD/RW -> 4,7 Gb (+- 4700 Mb)
• Discos duros externos -> amplia variedad de tamaños
• Unidades específicas de backup -> en función del fabricante, amplia variedad de tamaños
• Disquetes 3 1/2 -> … mejor no

Es importante en este punto destacar que cada una de las X copias semanales se deben realizar en medios de almacenamiento diferentes. Es decir, si uso DVD/RW (importante lo de RW para poder reescribir) tendré un DVD diferente para cada copia, de forma que al final tendré X copias disponibles por si alguna de ellas se generó con errores.

4. ¿ Cómo realizar la copia ?

Este punto lo podemos ver desde dos ópticas diferentes:

• Que mecanismo utilizaremos
• Copias completas o incrementales

El mecanismo a utilizar es de suma importancia pues de ello depende la calidad de las copias de seguridad. Se pueden realizar a mano (cosa que no recomiendo) copiando el/los directorios al dispositivo de almacenamiento seleccionado, pero lo suyo es utilizar alguna de las muchas aplicaciones desarrolladas para estos menesteres. Algunos de los dispositivos de almacenamiento, como ciertas marcas de discos duros externos, tienen integradas utilidades para automatizar esta tarea. De las que yo he evaluado y podido ver como funcionan me quedo con estas dos: Vembu Storegrid (tienen diferentes versiones, pero con la edición Free es más que suficiente para una PYME), y AllWaySync (Con diferentes versiones también). Personalmente uso Allwaysync pues en mi caso tan sólo me interesa “sincronizar” mis datos en un disco duro externo, y esta compañía dispone de una versión pensada para ello.

Del último punto, copias completas o incrementales decir que ambos métodos son perfectamente compatibles, pues podemos utilizar la copia completa para la última copia de la semana y el resto incrementales (solo actualizarán las diferencias.

Y para finalizar, ¿ cómo nos acordamos de realizar la copia ? Casi todas las aplicaciones dedicadas a hacer Backup de información disponen de opciones para que dichas copias se lancen automáticamente según la frecuencia definida, aun así si no disponen de esta opción siempre podremos usar el programador de tareas del sistema operativo.

Resumiendo, ES DE SUMA IMPORTANCIA TENER COPIAS DE NUESTRA INFORMACIÓN POR LO QUE PUEDA PASAR.

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No, no me refiero al “pin” que introducimos cada vez que usamos un cajero o encendemos el móvil, me refiero a un tipo de software que te “ayuda” y asiste en tu día a día.

Personal Information Manager, este tipo de software te permite tener centralizados diferentes tareas, que de otra manera, estarían dispersos en varias aplicaciones y tendrías que sincronizar a mano.

Algunas de las aplicaciones que se suelen instalar en los PC’s (Outlook (c), Lotus notes (c), etc ..), sobre todo si son de empresa, poseen estas características, pero desde mi punto de vista con un inconveniente:

No se pueden “desacoplar” y por lo tanto la información que gestionan para nosotros, es difícilmente transportable de un Pc a otro.

Buscando en la red una aplicación de este tipo y con la idea en la cabeza de poder “llevarme” la información que genero de un Pc a otro, me encontré esta: EssentialPim.

Probé varias (tres o cuatro), pero la que me llamo la atención definitivamente fue esta. Las razones:

• Posee versión “gratuita”, limitada aunque con las opciones necesarias y plenamente funcional
• Puede manejar múltiples bases de datos
• Encriptación de la información
• Exportación e importación de y en múltiples formatos y aplicaciones. (Ej. Sincroniza la información con Outlook)
• Sencillo e intuitivo
• Con interface en Castellano

Eso es lo más evidente, aunque una vez que he empezado a trabajar con el, aún hay más!! Siempre hablo de la versión “Free”, aunque si lo deseas existe una versión Pro.

La pantalla de entrada es muy similar, por no decir exacta, a la que presenta Outlook (c):

Las cuatro tareas que nos ayuda a mantener son:

1. Calendario
2. Tareas
3. Notas
4. Contactos

permitiendo en todos los casos exportar e importar de y hacia diferentes formatos (Esto nos ayuda a “usar” lo que ya teníamos en otras aplicaciones.)

En cuanto al calendario, las tareas y los contactos, no voy a comentar mucho más pues realmente hacen, desde mi punto de vista muy holgadamente, lo que su nombre indica.

En cuanto a las notas, que es algo que he descubierto después de instalar y utilizar, me gustaría hacer énfasis en algunas de sus posibilidades.

1. Tiene la capacidad de tener notas anidadas, de manera que nos permite, por ejemplo, hacer un seguimiento de las reuniones que hemos tenido a cerca de un proyecto, los correos electrónicos y los temas mas importantes que sobre el proyecto hemos de recordar, y todo ello estructurado (forma de árbol).

2. Una vez alimentadas estas notas, se pueden exportar a un fichero HTM con enlaces, de manera que nos mostrará un índice, correspondiéndose este con la estructura de árbol de las notas, y cada entrada nos llevará al detalle de la nota.

Aunque pueda paracer algo sin mucha importancia, cuando tienes que acordarte de lo que va ocurriendo en varios proyectos, quien dijo que y a quien, y como fueron las reuniones, resulta de la máxima utilidad, y si además esta información la tienes que contar a una tercera persona, el fichero HTM que se genera es un informe completo y preciso de lo ocurrido.

Nota: 9

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Algo que deberíamos hacer todos de manera continuada, para controlar cuanto y en que nos gastamos el dinero, es llevar un control y “presupuestar” mensual y anualmente nuestra actividad económica.

Si, es un castigo y una labor tediosa, pero necesaria si queremos saber donde podemos recortar, que gastos podemos suprimir, y algo muy importante, ver el total anual de cada gasto, pues a veces nos puede sorprender este dato, que mensualmente puede quedar disfrazado (ej. gasto de la linea de teléfono, cuando únicamente la usamos para poder acceder a Internet).

Después de dar muchas vueltas, hacer y rehacer hojas de calculo, y mil y un intento más, dí hace unos meses con esta aplicación “Money Manager Ex“. Existen en el mercado muchas y muy variadas, y casi todas las he probado, pero decidí quedarme con esta por su sencillez y efectividad.

Las características que hicieron inclinar la balanza por este producto, fue la posibilidad de:

- Llevar la aplicación en una “llave USB”

- Posibilidad de encriptar la BBDD de manera que si no proporcionas la clave correcta, ni el propio software podrá mostrarte información.

El resto de aplicaciones requerían de una instalación y uso en un determinado PC, no recuerdo ahora mismo ninguna en la que no fuese así. Esto, aunque puede parecer algo nimio, desde mi punto de vista no lo es. Una de las razones por las que se hace tedioso llevar estos controles, es precisamente que necesitas “acumular” operaciones y sentarte en un momento determinado frente al ordenador donde está instalada la aplicación y actualizar tus cuentas. Para mi es una ventaja enorme, poder actualizarlo cuando tengo un momento, independientemente de donde esté.

La aplicación está disponible en castellano, aunque no la traducción de los conceptos que internamente maneja, uno de los pocos fallos que se le pueden achacar . Entrando en el terreno de las funcionalidades que aporta, mencionaré entre otras:

- Maneja múltiples cuentas para la misma base de datos, y múltiples bases de datos.
- Maneja, en principio, cualquier tipo de cuenta (ahorro, crédito, etc…)
- Maneja cartera de acciones y de activos
- Multimoneda
- Vista global de todas tus cuentas y balance general
- Programación de operaciones frecuentes y en función de esta:
- “Alertas de operaciones que ocurrirán en un horizonte temporal de 15 días
- Creación de un presupuesto anual, automático.
- Muchos y variados informes prediseñados, y posibilidad de confeccionar nuevos (si sabes SQL).

En general, esta aplicación cubre en torno a un 95% de todos los requisitos que a un software de este tipo se le podría pedir, y creo que hay pocas funcionalidades no utilizables que estén incorporadas.

Cuando arrancamos la aplicación, esta recuerda cual fue la última base de datos abierta y es la que usará en esa sesión. Las bases de datos las podemos crear bien en modo encriptado o en modo normal. En el primer caso, antes de presentar ninguna información, solicitará la password con la que encriptamos la base de datos.

Una vez indicada la base de datos nos presenta una pantalla como esta (son las pantallas en Inglés de l a website del autor):

En esta primera pantalla se nos presenta, a la izquierda un árbol con todas las cuentas, presupuestos e informes disponibles, y en la zona principal un resumen del estado de todas las cuentas (Cuentas, inversiones y activos), un resumen gráfico de gastos e ingresos del mes en curso, el Top de las transacciones realizadas en los últimos 30 días y un listado de las “próximas transacciones” (no visible en esta pantalla). A partir de aquí podemos comenzar a jugar con las diferentes opciones.

La creación de una nueva cuenta, es un juego de niños, permitiendo, entre otros datos, guardar claves de acceso (algo que no recomiendo, aunque usemos la opción de base de datos encriptada). Una vez hemos creado las diferentes cuentas, inversiones y activos, podemos configurar las transacciones periódicas, algo que creo necesario para poder sacarle mayor partido a la aplicación.

Si decidimos registrar estas transacciones periódicas, obtendremos de manera automática un presupuesto anual, con el que podremos conocer:

- Si los ingresos serán suficientes para todos nuestros gastos.

- Cobros y pagos realizados y como se han desviado de lo presupuestado.

Esto creo que es muy importante, pues nos permitirá corregir “anomalías” tanto a la hora de confeccionar las transacciones periódicas como detectar posibles faltas de liquidez.

Resumiendo: un 9 sobre 10. (nada es perfecto en esta vida)

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