Uno de los estándares de facto en el intercambio de documentación on-line es el formato PDF de Adobe. El que se haya convertido en un formato ampliamente utilizado no es tan sólo por el marketing que detrás de él hay, que lo hay, si no por ser un formato seguro y flexible.

Como de lo que pretendía hablar en este post no es en si del formato, si no de herramientas para la creación de documentos en dicho formato, no haré aquí “defensa a ultranza” del PDF. Supongo que el 99% de los que leáis esto (si no el 100%) habréis recibido en alguna ocasión un correo electrónico con un fichero adjunto en este formato.

El cómo “leer” (gratuitamente) estos documentos esta claro Adobe (r)  Reader (r) :

Obtener Adobe Reader

¿ Cómo generarlos ?

Lo primero que necesitamos conocer es hasta que punto vamos a necesitar usar las funcionalidades que este formato permite. La opción más completa la proporciona, también el propio fabricante (como es obvio) Adobe Acrobat Pro (r). Aunque claro esta no la más barata.

En la mayor parte de los casos tan sólo necesitaremos que un documento que hemos escrito, una factura que se ha generado con nuestro ERP, etc … sea convertida a PDF. Si es esta nuestra necesidad, sólo la “impresión” SIN EDICIÓN de documentos PDF, las alternativas gratuitas son varias y con resultados más que aceptables.

En mi caso (y para Windows (c)), después de mucho buscar me quedo con Pdf Creator de PdfForge. Es tan sencillo como a la hora de imprimir CUALQUIER “DOCUMENTO/COSA” elegir como impresora “PDFCreator”.

Por partes. Lo primero descargarlo (está incluida la traducción al Castellano). Obviamente lo que va después es la instalación del fichero descargado. Una vez instalado se generará una nueva impresora en nuestro sistema y ya estaremos en disposición de generar documentos PDF que podremos enviar a nuestros clientes!.

El proceso de impresión es bastante sencillo, una vez seleccionada la impresora “PDFCreator” y pulsado “imprimir”, nos aparecerá una pantalla como esta:

En ella podremos indicar la información básica del documento y posteriormente elegir entre Poner en cola de impresión, eMail y Guardar, además de acceder a la pantalla de opciones del documento donde entre otras cosas podremos limitar con contraseña los permisos del documento.

Si elegimos Poner en cola de impresión, tendremos la opción posteriormente de fusionar varios PDF en un único fichero, entre otras cosas. La opción eMail no necesita mucha más explicación y la última, Guardar nos pedirá que indiquemos donde y con que nombre se debe generar el nuevo documento PDF.

¡¡Y ya está!! Ya tenemos un PDF en toda regla.

Importante: en el momento de la instalación, podremos indicar que deseamos realizar una instalación “en Red” de manera que otros PCs puedan tener acceso a la impresora “PDFCreator” através de la red, o como impresora local.

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