Es muy típico escuchar a alguien que lleva usando una aplicación informática durante algún tiempo que no usa ni el 25% (en el mejor de los casos) de las funcionalidades que trae de serie dicha aplicación. ¿ Por qué pagar entonces el 100% cuando sólo se usará un 25% ?

La respuesta es fácil, para poder reducir los costes de fabricación del producto, en este caso de una aplicación informática, se debe “producir en serie” (en el argot TI desarrollos estándar) de manera que permita llegar con el mismo tiempo de producción (desarrollo) al máximo número de usuarios. De esta manera pagaremos el 100% del precio para usar sólo ese 25%, claro que el 100% del precio de un producto estándar suele ser bastante más económico que el 100% (que sólo cubrirá el 25%) de un producto a medida.

Las virtudes de los productos estándar, sobre todo en la pyme, son más que evidentes. El ahorro en costes lo podemos ver desde dos puntos de vista, económicamente y en tiempo, que al fin y al cabo se convierte en una cuestión económica también. Es importante tener en cuenta el aspecto “coste en tiempo”, pues según el caso puede representar un esfuerzo mayor para la empresa, y a menor número de usuarios de la aplicación, mayor coste en tiempo, pues evidentemente si sólo tiene 2 usuarios la aplicación y uno está dedicado en parte a “apuntar”, probar y comunicar al proveedor los errores, estaremos pagando a una persona para que “depure” (busque funcionalidades requeridas, compruebe el correcto funcionamiento de las desarrolladas, etc…).

Tan sólo por este aspecto (coste en tiempo) y a no ser que la gestión y necesidad de la empresa sea algo muy específico, en el 99,9% de los casos deberíamos optar por aplicaciones estándar.

Una vez que ya sabemos por qué hemos elegido una aplicación estándar, tendremos que evaluar las que en principio dan cobertura funcional a nuestros requisitos (gestión de nuestra empresa) al menor coste posible (como es obvio). El problema es ¿ cómo decidir cuando una aplicación merece o no la pena el esfuerzo económico ? Aquí tenemos que buscar razones objetivas para poder medir con la misma unidad. Por ejemplo, ¿ cuántas personas necesitaríamos y cuanto tiempo dedicarían a realizar la gestión de manera manual ? Con esto ya tenemos una medida base sobre la que calcular lo que nos vamos a ahorrar. Ahora tan sólo se trata de elegir una metodología de evaluación económica de proyectos para poder comparar las diferentes alternativas. Es importante tener en cuenta que el coste de la aplicación no es el único que tendremos que sopesar, además tendremos que añadir:

  • Coste de mantenimiento anual de la aplicación, cuando aplique (sea posible y se desee incurrir en él, que debería ser siempre)
  • Coste de hardware para alojar la nueva aplicación. Aquí siguiendo la arquitectura típica de las aplicaciones actuales tendremos que hacernos las siguientes preguntas:
    • ¿ es necesario nuevo Hardware para ejecutar la aplicación en el “Servidor” ?
    • ¿ es necesario actualizar/cambiar el hardware de los puestos ? En muchos casos la obsolescencia de los puestos hace que esto sea un coste añadido.
  • Formación de los usuarios

Como se puede ver, tomar la decisión correcta conlleva tener en cuenta muchos factores.

Es obvio que estas son las consideraciones generales, y dependiendo de cada circunstancia, habrá que valorar otras muchas más.

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