Una de las primeras cosas que se tienen que planificar cuando se instala un nuevo sistema informático (o se actualiza, o simplemente se usa) es cómo, cuándo y dónde se realizarán las COPIAS DE SEGURIDAD.

A este respecto es necesario planificar una estrategia de copias de seguridad que incluya:

  1. ¿ De qué hacer copia de seguridad ?
  2. ¿ Cuándo y con qué frecuencia realizar la copia ?
  3. ¿ Dispositivos de almacenamiento ?
  4. ¿ Cómo realizar la copia ?

En uno de los borradores que he escrito para este artículo intentaba justificar la importancia de realizar copias de seguridad, pero he creído mejor “pasar a la acción” pues la justificación es tan sencilla como que los datos de tu empresa son un activo más de la compañía y por ello se deben salvaguardar y proteger.

Iré por lo tanto al desarrollo de cada uno de los 4 puntos.

1. ¿ De qué hacer copia de seguridad ?

Obviamente toda la información que almacenamos en un ordenador no tiene la misma importancia. Si tuviéramos que “categorizar” la información que contiene un ordenador, de modo simplista, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

  1. Sistema operativo
  2. Aplicaciones para cubrir diferentes funcionalidades y necesidades
  3. Datos generados con las aplicaciones que tenemos instaladas

Los 2 primeros puntos no son nuestro objetivo, pues deberíamos disponer de los originales desde donde realizamos en su momento la instalación, y lo más importante: en el 99% de los casos NO BASTA CON COPIAR LOS FICHEROS DE LAS APLICACIONES, pues normalmente estas aplicaciones requieren de operaciones de registro, etc …

Por lo tanto ya sabemos que tenemos que “SALVAGUARDAR”: LOS DATOS DE LAS APLICACIONES.

Dónde está ubicada esta información es otro tema, y depende fundamentalmente de la aplicación que usemos. Habitualmente las suites de Office (sea la que sea) suelen guardar por defecto sus ficheros/documentos en la carpeta “Mis documentos”. Ya tenemos un primer objetivo, esta carpeta que seguramente en el 90% de los casos contendrá las cartas a clientes que hemos escrito, las hojas de cálculo que hemos desarrollado, presentaciones preparadas a clientes, etc …

La diversidad de aplicaciones que usamos y su heterogeneidad hace que la parte más complicada sea localizar que carpeta (directorio) es el que contiene la información de nuestro programa de facturación, contabilidad, nuestro ERP, CRM, etc … y sobre todo, en cuál de los X ordenadores está almacenada (normalmente estarán en el que denominemos “servidor”, el que primero haya que encender para que el resto funcione <Esto en pequeñas empresas>). Tanto para localizar el ordenador como el/los directorios necesitamos contactar con el proveedor que nos instaló cada una de las diferentes aplicaciones para que nos facilite estos datos. Algunas aplicaciones poseen una utilidad para hacer una copia de seguridad de los datos con los que trabajan, por lo tanto una opción en este caso es crear una subcarpeta en “Mis documentos” y almacenar allí estas copias de seguridad. De esta manera haciendo copia de esta carpeta, tendremos todo salvaguardado.

2. ¿ Cuándo y con qué frecuencia realizar la copia ?

Para este punto se pueden seguir diferentes estrategias, pero yo habitualmente recomiendo una frecuencia de mínimo 3 copias, al comienzo de la semana y un par de días intermedios. Si el volumen de información es bajo, y por lo tanto el tiempo requerido poco, podría realizarse una copia diaria.

El momento en el que tenemos que realizar la copia debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. No impactar en el día a día, en la producción
  2. No estar ejecutándose ninguna de las aplicaciones que tratan datos (En ocasiones el sistema operativo puede no permite “leer” ficheros abiertos por las aplicaciones y la copia puede fallar.)

El medio día es un momento habitualmente bueno para estos procesos, aunque hay que conocer si existen otros procesos (réplicas, actualizaciones, etc…) que también lo aprovechan, pues no debemos hacerlos coincidir.

3. ¿ Dispositivos de almacenamiento ?

Aquí el abanico de posibilidades es amplio. Desde almacenamiento en “Internet” hasta los más variopintos medios de almacenamiento que en la actualidad hay en el mercado.

A mi personalmente la opción de almacenamiento en Internet no es la que más me gusta, y menos si la copia no esta encriptada, protegida con una contraseña fuerte, o algo que haga sólo útil dicha información para nosotros, poseedores de la forma de hacerla inteligible. Cuidado con esto que es como dejar tu libro de contabilidad en una librería a disposición de quien quiera “informarse” de lo que pasa en tu empresa.

Nos centramos en las copias realizadas en dispositivos de almacenamiento “conectables físicamente” a nuestros ordenadores. Al igual que pasaba con la localización de los directorios donde residen los datos de las aplicaciones, necesitaremos conocer que tamaño en Mb/Gb tiene esa información, pues ello nos condicionará el medio de almacenamiento a utilizar.

Algunos tamaños y dispositivos son:

  • CD/RW -> 700Mb
  • DVD/RW -> 4,7 Gb (+- 4700 Mb)
  • Discos duros externos -> amplia variedad de tamaños
  • Unidades específicas de backup -> en función del fabricante, amplia variedad de tamaños
  • Disquetes 3 1/2 -> … mejor no

Es importante en este punto destacar que cada una de las X copias semanales se deben realizar en medios de almacenamiento diferentes. Es decir, si uso DVD/RW (importante lo de RW para poder reescribir) tendré un DVD diferente para cada copia, de forma que al final tendré X copias disponibles por si alguna de ellas se generó con errores.

4. ¿ Cómo realizar la copia ?

Este punto lo podemos ver desde dos ópticas diferentes:

  • Que mecanismo utilizaremos
  • Copias completas o incrementales

El mecanismo a utilizar es de suma importancia pues de ello depende la calidad de las copias de seguridad. Se pueden realizar a mano (cosa que no recomiendo) copiando el/los directorios al dispositivo de almacenamiento seleccionado, pero lo suyo es utilizar alguna de las muchas aplicaciones desarrolladas para estos menesteres. Algunos de los dispositivos de almacenamiento, como ciertas marcas de discos duros externos, tienen integradas utilidades para automatizar esta tarea. De las que yo he evaluado y podido ver como funcionan me quedo con estas dos: Vembu Storegrid (tienen diferentes versiones, pero con la edición Free es más que suficiente para una PYME), y AllWaySync (Con diferentes versiones también). Personalmente uso Allwaysync pues en mi caso tan sólo me interesa “sincronizar” mis datos en un disco duro externo, y esta compañía dispone de una versión pensada para ello.

Del último punto, copias completas o incrementales decir que ambos métodos son perfectamente compatibles, pues podemos utilizar la copia completa para la última copia de la semana y el resto incrementales (solo actualizarán las diferencias.

Y para finalizar, ¿ cómo nos acordamos de realizar la copia ? Casi todas las aplicaciones dedicadas a hacer Backup de información disponen de opciones para que dichas copias se lancen automáticamente según la frecuencia definida, aun así si no disponen de esta opción siempre podremos usar el programador de tareas del sistema operativo.

Resumiendo, ES DE SUMA IMPORTANCIA TENER COPIAS DE NUESTRA INFORMACIÓN POR LO QUE PUEDA PASAR.

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